10 coses que has de saber abans de participar en un projecte europeu

Abans d’endinsar-nos un poc més en la matèria, hem de saber què és exactament un projecte europeu i saber diferenciar entre fons i projectes. Els fons són recursos econòmics que suposen una font extra de finançament per als nostres projectes municipals. No obstant això, els projectes europeus suposen una font de coneixement per a solucionar, de forma innovadora i sostenible, un problema que compartixen uns quants territoris.

Un projecte europeu és una iniciativa liderada per una entitat europea, pública o privada, destinada a resoldre un problema amb un enfocament internacional i amb la participació d’altres socis. Els socis poden liderar el projecte o participar en ell, podent ser, administracions locals, empreses, associacions, ONG etc.

En definitiva, un projecte europeu és una oportunitat de dur a terme una idea que contribuïsca a millorar la vida de les persones i que es pot materialitzar gràcies al suport financer de la Unió Europea i la col·laboració d’altres organitzacions.

1. Com començar en els projectes europeus?

L’única forma de començar, és intentar-ho! Pots veure les premisses a tindre en compte en la nostra pàgina 

Si ja has decidit donar el pas i complixes amb moltes de les premisses que aconsellem, pots començar informant-te en les pàgines oficials dels programes europeus i seguir les seues instruccions. També pots associar-te amb institucions que ja estan participant en projectes europeus com l’IVE, universitats, Federacions, Fundacions etc.

2. Com trobe un projecte en què participar com a soci?

Normalment la majoria dels consorcis es formen a partir de contactes fets en projectes anteriors, ja que és molt freqüent una vegada s’està dins del món dels projectes europeus, rebre ofertes de socis anteriors interessats en dur a terme nous projectes. No obstant això, si no disposes encara d’esta xarxa de contactes, hi ha molts llocs web distints on pots trobar projectes en plena recerca de socis.

• Funding and Tenders: Pots començar pel buscador oficial de la Comissió Europea

• En els InfoDays de cada programa, jornades informatives presencials i online organitzades per diferents institucions tant a Brussel·les com a nivell nacional.

• Des dels Punts Nacionals de Contacte (NCP) de cada programa. Com, per exemple:

• Horitzó Europa
• Interreg

• En els buscadors de socis que faciliten les págines web de cada programa.

• A través de grups de LinkedIn.
• Ideal IST- Xarxa internacional de punts de contacte nacionals (NCP) de TIC

• Enterprise Europe Network. Buscador d’empreses, centres tecnològics i organismes públics i privats d’investigació interessats a presentar propostes a programes europeus d’I+D i innovación

3. Quina convocatòria és millor per a iniciar el camí en projectes europeus?

Et recomanem començar amb convocatòries d’Erasmus+ i Cos Europeu de Solidaritat. Generalment són convocatòries fàcils de gestionar, no necessiten d’un ampli coneixement sobre el tema i aporten grans beneficis socials.

Erasmus + és un programa europeu per a recolzar l’educació, la formació, la joventut i l’esport a Europa que oferix oportunitats per a totes les persones, en tots els seus àmbits i sectors educatius. A través d’este programa, es realitza un intercanvi de coneixements entre els països socis. A més, l’Erasmus+ pot centrar-se en qualsevol tema: agrari, esport, inclusividad, idiomes, turisme etc.

Per la seua banda el Cos Europeu de Solidaritat, té com a objectiu crear oportunitats perquè els jóvens participen en projectes de voluntariat i en el sector de la solidaritat, en els seus propis països o en l’estranger, que beneficien a comunitats i ciutadans de tota Europa.

4. Quin tipus de paper puc exercir en un projecte europeu?

Principalment, els distints perfils de socis que més solen veure’s en els projectes són:

• Soci líder: és l’encarregat de gestionar el projecte i coordinar a la resta de socis.
• Soci receptor: rep el saber fer del projecte per a posar-ho en pràctica i executar-ho.
• Soci associat: sol tindre altres tipus de funcions amb menys càrrega de treball, poden ajudar els socis receptors en les seues accions, realitzar tasques de disseminació etc.

Una entitat local pot exercir qualsevol d’estos rols, dependrà de la implicació que estiga disposada a tindre dins del projecte i de les seues condicions. A més, les entitats com els municipis també poden participar en alguns projectes com a àrees pilot, per a executar la metodologia del projecte.

5. Quant duren els projectes? Quin pressupost han de tindre?

Cada convocatòria té duracions i pressupostos específics. Com a norma general, els projectes amb diversos socis poden tindre una duració d’entre 2 i 4 anys (excepcionalment 5 anys), encara que també hi ha projectes d’1 any de duració, tot dependrà de les necessitats del projecte. D’altra banda, els pressupostos varien molt depenent de la convocatòria, el pressupost total sol oscil·lar entre 2 i 4 milions d’euros. Els pressupostos individuals dels socis solen variar entre 75.000EUR i 500.000EUR, però depén molt de l’activitat a desenrotllar en el projecte

6. Quines són les claus de l’èxit de les propostes?

Per a presentar un projecte europeu no hi ha una fórmula màgica que garantisca l’èxit, però sí que existixen determinats requisits que han de complir-se per a assegurar la competitivitat de la proposta:

• La proposta ha d’ajustar-se a la convocatòria a què es presenta. Per a açò haurà de llegir bé les bases i normes de la convocatòria en qüestió.

• La redacció de la proposta serà definitiva, per això ha de ser clara, precisa i entretinguda.

• Ha d’haver-hi una clara intenció de projecció amb el projecte, però al mateix temps ha de ser realista.

• Els objectius per a aconseguir els resultats exposats han de ser realistes, mesurables i precisos.”

• El consorci inclou tots els perfils i coneixement necessaris per a escometre les accions previstes.

• Els riscos que poden posar en perill la consecució del projecte estan ben descrits i afrontats de manera realista. o El pla de la gestió i la comunicació del projecte és robust.

• La proposta presentada ha d’oferir una solució innovadora per a una qüestió concreta.

• Els resultats del projecte tenen un valor afegit a nivell europeu.

• Les accions empreses han de ser aplicables en altres territoris d’Europa.

7. Com es repartix la subvenció a un projecte?

Durant la preparació de la proposta es definix el pressupost del projecte i el repartiment entre els socis en funció de les activitats a desenrotllar per cada un i el seu cost. L’ajuda es transferix al coordinador i este transferix a cada soci la seua part corresponent en funció del que establix l’acord de consorci. El coordinador pot proposar modular este repartiment en funció del nivell de compliment de les tasques assignades per part de cada soci o en funció de les necessitats del projecte.

8. Puc abandonar un projecte durant el seu desenvolupament?

Sí, si durant l’execució del projecte un soci es veu incapacitat per a exercir les seues obligacions dins del projecte, pot negociar amb el coordinador la finalització de la seua participació en el mateix. Abans de la finalització de la participació s’haurà de justificar el treball realitzat fins a eixe moment i els gastos incorreguts corresponents, liquidant el compte d’estos. Una vegada hi haja negociat internament els termes de l’eixida del soci, el consorci sol·licitarà formalment a la Comissió la seua execució.

Encara que abandonar un projecte una vegada s’està executant no és agradable per a cap de les parts, per la qual cosa abans d’entrar en un projecte, has d’estar segur que pots dur a terme totes les funcions i punts a realitzar.

9. Principals errors al participar en projectes europeus

Els errors principals solen ser els mateixos que es cometen en la seua preparació. No tindre en compte els recursos necessaris, possibles escenaris negatius, situacions internes, no assignar l’execució de cada una de les tasques a un responsable i oblidar-se els objectius estratègics solen ser els errors més comuns. Estos errors si no es corregixen a temps, poden reflectir-se en els resultats i en l’avaluació del projecte, no aconseguint els resultats desitjats. Per a evitar-ho, és necessari tindre en compte els recursos necessaris per a l’execució de la tasca, impulsar el projecte des dels òrgans de direcció i assignar recursos i responsables des del principi del projecte, prenent molt seriosament l’avaluació i seguiment de l’execució d’este.

D’altra banda, un altre dels grans errors sol ocórrer a l’hora de preparar el pressupost, on la falta de precisió i càlcul específic de tots i cada un dels costos són les principals errates. Per això, el pressupost s’ha de realitzar de manera participativa, pensant fins en el més mínim dels detalls i prioritzant, al mateix temps, en l’eficiència en l’ús dels recursos.

Un altre tipus d’errors que se solen cometre són:

• La immediatesa i falta de visió a llarg termini, els projectes han de tindre una visió estratègica en el temps, no solucionar els problemes immediats. Les presses no són bones en els projectes europeus, per la qual cosa, si presentes un projecte en plena fase d’immaduresa, és probable que t’ho deneguen.

• Concebre el projecte només com una font de finançament. Els projectes europeus són una font d’oportunitats per als participants. De totes elles, el finançament no és la més important, ja que ha de ser concebuda com un mitjà de desenrotllar les ferramentes que faran créixer una empresa, fundació u entitat local no una manera de mantindre’s.

10. Com es gestionen els canvis necessaris o inesperats en els projectes?

Els objectius i resultats proposats al principi han de complir-se, però hi ha mecanismes per a corregir o incorporar els canvis que sorgisquen durant la implementació del projecte per al compliment d’estos. En eixe sentit, els programes admeten un cert nivell de desviació, tant tècnica com pressupostària, sense necessitat de realitzar canvis estructurals en la proposta. Quan estos canvis són considerats fonamentals s’inicia un procés de canvi en el projecte, implicant una variació en els documents oficials: projecte, pressupost, acord de subvenció i que són processos més llargs i molests. Una contínua comunicació amb el Project Officer serà fonamental per a gestionar correctament este tipus d’incidències.

Fonts: 60 preguntes i 60 respostes per a entrar en els fons europeus