El Plan de Comunicación, clave en la gestión de proyectos europeos

Comunicar dentro, fuera, antes, durante y después. En cualquier iniciativa u organización, saber comunicar es crucial para alcanzar objetivos y dar visibilidad a nuestros resultados.

La comunicación en la gestión e implementación en proyectos europeos es una tarea estratégica clave que en muchas ocasiones se deja para el final. Error. Nada existe sino se comunica. Y la Comisión Europea lo sabe.

  • No habrá espíritu europeo si la gente no conoce cuáles son las políticas europeas y su marco financiero, y de qué forma los proyectos europeos impactan en nuestro día a día. Hay que planificar la comunicación externa y difundir resultados.
  • Las personas, empresas, organizaciones y administraciones no participarán en programas europeos si no conocen de su existencia, si no acceden fácilmente a sus convocatorias y a sus mecanismos para buscar socios.
  • Sin un eficaz plan de comunicación interna, el trabajo coordinado entre diferentes y diversos socios internacionales no cumplirá sus objetivos.
  • Y hemos de acertar también en la forma de comunicar en las diferentes fases del proyecto y saber ofrecer al evaluador final una foto clara del mismo. La Comisión Europea cada vez es más exigente en materia de comunicación y este es un aspecto que también van a mirarnos con lupa.

En cualquier proyecto europeo, ha de diseñarse un PLAN DE COMUNICACIÓN

Públicos – objetivos – mensajes – canales

¿A quién nos dirigimos? El primer paso es identificar nuestros públicos objetivo: usuarios finales, los socios y partes interesadas, expertos, profesionales e influencers, responsables de toma de decisiones locales, regionales y europeos, medios de comunicación y medios sociales, ciudadanía…

Definiremos también los canales por los que acceder a cada uno de ellos. Además, para cada público, estableceremos uno o varios objetivos de comunicación, en función de los cuales elaboraremos mensajes concretos. En la implementación de cualquier proyecto europeo, estos suelen ser los principales objetivos comunes:

  • Crear conciencia en la ciudadanía
  • Ampliar el impacto del proyecto
  • Implicar a las partes interesadas y a los grupos destinatarios
  • Compartir soluciones y conocimientos prácticos
  • Influir en prácticas y políticas públicas
  • Desarrollar nuevas redes de comunicación.

En función a cada objetivo, diseñaremos acciones de comunicación que calendarizaremos en un cronograma que abarque todas las fases de vida del proyecto: desde su solicitud hasta la difusión de sus resultados una vez finalizado. ¿Y qué entendemos por “acciones de comunicación”? Pues un amplio abanico de iniciativas: diseño de eventos, reuniones; participación en foros, congresos, seminarios; creación de vídeos, folletos, boletines informativos, notas de prensa; creación y gestión de web y redes sociales propias; actividades de teambuilding … y toda aquella propuesta que imaginéis y que contribuya a incrementar la visibilidad, la transparencia, la eficacia, la participación y el impacto de vuestro proyecto.

La comunicación interna

En cualquier proyecto que implique la participación de varios actores con diversos perfiles, la comunicación interna es esencial para entenderse, planificar y cumplir objetivos de forma eficaz y eficiente. Os orientamos en algunos pasos esenciales que conviene de dar desde el momento en que se os aprueba el proyecto.

Crear una matriz de comunicación

Se trata de una plantilla, una herramienta, donde han de figurar relacionados los siguientes conceptos: el tipo de comunicación, el objetivo, el canal, la frecuencia, los públicos implicados, el organizador, los entregables y sus formatos.

Por ejemplo, por tipo de comunicación entendemos:

  • la primera reunión entre los socios para presentar el proyecto y sus objetivos: una vez, al inicio del mismo, y de forma presencial.
  • las sesiones de trabajo transnacionales, para revisar el progreso del proyecto: cada 6 meses (aproximadamente) y de forma presencial.
  • las reuniones virtuales, previas a cada encuentro presencial: cada 3 meses (aproximadamente), de forma telemática.
  • los informes de seguimiento del proyecto: cada 6 meses (aproximadamente) y en formatos en papel o digitales, que se alojen en nubes como el Google Drive y se compartan por e-mail y/o por apps especializadas, según se convenga entre los socios como forma más accesible para todos.

Respecto a los públicos participantes en cada comunicación, tendréis que considerar aspectos como, por ejemplo, el número de personas que viajarán a cada encuentro presencial por cada socio. Por cuestión de presupuesto y operatividad, el número aconsejado es de dos miembros por organización, justificando su rol.

En cuanto a entregables, cada reunión generará sus productos. A saber:

  • lista de asistencia.
  • una agenda, que conviene distribuir a los invitados al menos 15 días antes de cada sesión de trabajo.
  • un acta, que incluirá las decisiones tomadas, el estado de las tareas, las nuevas tareas acordadas y la asignación de sus responsables. Se enviará a los participantes una semana después de la reunión.
  • informes: de estado del proyecto y de evaluación.

Es aconsejable también crear estándares de comunicación con la identidad visual del proyecto (logotipo, tipografía, colores…): plantillas para la agenda, las actas, las presentaciones y los informes (aunque algunas plantillas de informes ya las aporta la Agencia Nacional y los propios programas).

Además, el plan debería incluir el proceso de escalamiento de la comunicación, donde se enumeran las prioridades, se define su grado de impacto en el proyecto, se identifica cuál es la autoridad para tomar decisiones al respecto y, por último, el tiempo máximo de resolución de las mismas.

Planificar la comunicación externa        

Para dar visibilidad a nuestro proyecto y difundir su impacto entre los distintos públicos objetivo, podemos realizar distintas acciones, algunas de las cuales son exigidas por la Comisión Europea y pautadas por el propio programa. Por ejemplo:

  • Hay que crear una web propia del proyecto, que se pondrá en marcha durante los tres primeros meses de vida del mismo. En muchos proyectos se comete el error de lanzarla una vez finalizado, cuando el sitio web ha de ser un espacio vivo que relate la actividad constante del proyecto y aloje sus resultados.
  • También crearemos perfiles propios en las redes sociales donde se encuentre nuestro público. Probablemente, Twitter, Facebook, LinkedIn y, quizás, Instagram. A través de estas redes, hemos de crear comunidad y documentar en tiempo real nuestras actividades, con la publicación de fotografías, vídeos y textos.
  • Hemos de establecer relación con los medios de comunicación, confeccionando una lista de medios y periodistas, generalistas y especializados, que puedan estar interesados en dar cobertura a nuestras noticias. Redactaremos notas de prensa que sean noticiables, elaboradas con criterios periodísticos y que casen con la agenda mediática del momento. También podemos conceder entrevistas en medios digitales o nutrir de información de fondo a medios, para posibles reportajes.
  • Crearemos eventos propios que impliquen a stakeholders (formativos, divulgativos, concursos, actos sociales…). Y participaremos también en otros eventos externos que sean de nuestro interés y área de acción.
  • Podemos generar una newsletter propia, para mantener al día de nuestra actividad o de noticias relacionadas con nuestro campo a los públicos más implicados.

Difundir los resultados

Si algo da sentido a los proyectos europeos, es su generación de conocimiento, que ha de servir para solucionar un problema común o abordar una oportunidad, desde una perspectiva innovadora, sostenible y social. ¿Qué tipo de resultados podemos difundir? Todos los tangibles que creamos en el desarrollo del proyecto pueden difundirse por algún canal. Podemos difundir nuestro enfoque o modelo para resolver una problemática, los manuales generados, boletines informativos, guías de buenas prácticas e informes de evaluación. También podemos comunicar nuestro conocimiento, experiencia y logros adquiridos, así como contribuir a la sensibilización y concienciación social sobre la problemática que trabajamos.

Para conseguir esa difusión, contamos con diferentes herramientas: nuestra web, las plataformas europeas, las reuniones y visitas, los talleres, seminarios y webinars, los eventos,  productos audiovisuales, podcast, folletos, artículos y notas de prensa, redes sociales etc.

Cuidar la visibilidad de la Unión Europea

En todos los materiales promocionales y de comunicación, se ha de usar siempre el emblema de la Unión Europea, con su bandera y el nombre completo (sin acrónimo). Aquí tenéis un enlace con sus normas de uso: : Visual identity and logos – EACEA | EACEA (europa.eu)

Y este otro, con el manual de identidad visual de la UE:

European Commission visual identity | European Commission (europa.eu)

Además, cada uno de los programas especifica también sus propias normas respecto al uso de su identidad corporativa.

Evaluar el impacto

Como en todo plan de comunicación, hemos de reservar un capítulo para evaluar el impacto conseguido, y si hemos logrado los objetivos SMART (específicos, mesurables, alcanzables y temporales). Podemos medir muchos aspectos. Por ejemplo:

  • El número de visitas y consultas en nuestra web.
  • Las interacciones y seguimiento en nuestras redes sociales.
  • La cobertura en los medios de comunicación de nuestras noticias.
  • Nuestra participación en congresos y actos públicos.
  • El impacto de nuestro proyecto en las políticas públicas.
  • La producción y circulación de material divulgativo propio, y su uso por parte de terceros.

A grandes rasgos, estos son algunos de los aspectos que deberíais tener en cuenta cuando seáis los socios encargados de la Comunicación en la gestión de un proyecto europeo. Aunque cada programa cuenta con sus características y exigencias propias, estos consejos os pueden servir de guía general, adaptable a la naturaleza única de cada proyecto. Y una última sugerencia: además de las directrices, no olvidéis que tenéis siempre a vuestra disposición el instrumento más poderoso, la CREATIVIDAD.