El Pla de Comunicació, clau en la gestió de projectes europeus

Comunicar dins, fora, abans, durant i després. En qualsevol iniciativa o organització, saber comunicar és crucial per a aconseguir objectius i donar visibilitat als nostres resultats.

La comunicació en la gestió i implementació de projectes europeus és una tasca estratègica clau que en moltes ocasions es deixa per al final. Error. Res existeix sinó es comunica. I la Comissió Europea ho sap.

  • No hi haurà esperit europeu si la gent no coneix quines són les polítiques europees i el seu marc financer, i de quina forma els projectes europeus impacten en el nostre dia a dia. Cal planificar la comunicació externa i difondre resultats.
  • Les persones, empreses, organitzacions i administracions no participaran en programes europeus si no coneixen de la seua existència, si no accedeixen fàcilment a les seues convocatòries i als seus mecanismes per a buscar socis.
  • Sense un eficaç pla de comunicació interna, el treball coordinat entre diferents i diversos socis internacionals no complirà els seus objectius.
  • I hem d’encertar també en la manera de comunicar en les diferents fases del projecte i saber oferir a l’avaluador final una foto clara d’aquest. La Comissió Europea cada vegada és més exigent en matèria de comunicació i aquest és un aspecte que també ens miraran amb lupa.

En qualsevol projecte europeu, ha de dissenyar-se un PLA DE COMUNICACIÓ

Públics – objectius – missatges – canals

A qui ens dirigim? El primer pas és identificar els nostres públics objectiu: usuaris finals, els socis i parts interessades, experts, professionals i influencers, responsables de presa de decisions locals, regionals i europeus, mitjans de comunicació i mitjans socials, ciutadania…

Definirem també els canals pels quals accedir a cadascun d’ells. A més, per a cada públic, establirem un o diversos objectius de comunicació, en funció dels quals elaborarem missatges concrets. En la implementació de qualsevol projecte europeu, aquests solen ser els principals objectius comuns:

  • Crear consciència en la ciutadania.
  • Ampliar l’impacte del projecte.
  • Implicar les parts interessades i els grups destinataris.
  • Compartir solucions i coneixements pràctics.
  • Influir en pràctiques i polítiques públiques.
  • Desenvolupar noves xarxes de comunicació.

En funció de cada objectiu, dissenyarem accions de comunicació que calendaritzarem en un cronograma que abaste totes les fases de vida del projecte: des de la seua sol·licitud fins a la difusió dels seus resultats una vegada finalitzat. I què entenem per «accions de comunicació»? Doncs un ampli ventall d’iniciatives: disseny d’esdeveniments, reunions; participació en fòrums, congressos, seminaris; creació de vídeos, fullets, butlletins informatius, notes de premsa; creació i gestió de web i xarxes socials pròpies; activitats de team building (fer equip)… i tota aquella proposta que imagineu i que contribuïsca a incrementar la visibilitat, la transparència, l’eficàcia, la participació i l’impacte del vostre projecte.

La comunicació interna

En qualsevol projecte que implique la participació de diversos actors amb diversos perfils, la comunicació interna és essencial per a entendre’s, planificar i complir objectius de manera eficaç i eficient. Us orientem en alguns passos essencials que convé de donar des del moment en què se us aprova el projecte.

Crear una matriu de comunicació

Es tracta d’una plantilla, una eina, on han de figurar relacionats els següents conceptes: el tipus de comunicació, l’objectiu, el canal, la freqüència, els públics implicats, l’organitzador, allò a lliurar i els seus formats.

Per exemple, per tipus de comunicació entenem:

  • La primera reunió entre els socis per a presentar el projecte i els seus objectius: una vegada, a l’inici d’aquest, i de manera presencial.
  • Les sessions de treball transnacionals, per a revisar el progrés del projecte: cada 6 mesos (aproximadament) i de manera presencial.
  • Les reunions virtuals, prèvies a cada trobada presencial: cada 3 mesos (aproximadament), de manera telemàtica.
  • Els informes de seguiment del projecte: cada 6 mesos (aproximadament) i en formats en paper o digitals, que s’allotgen en núvols com el Google Drive i que es compartisquen per correu electrònic i/o per APPS especialitzades, segons es convinga entre els socis com a forma més accessible per a tots.

Respecte als públics participants en cada comunicació, haureu de considerar aspectes com, per exemple, el nombre de persones que viatjaran a cada trobada presencial per cada soci. Per qüestió de pressupost i operativitat, el nombre aconsellat és de dos membres per organització, justificant el seu rol.

Quant a allà a lliurar, cada reunió generarà els seus productes. A saber:

  • Llista d’assistència.
  • Una agenda, que convé distribuir als convidats almenys 15 dies abans de cada sessió de treball.
  • Una acta, que inclourà les decisions preses, l’estat de les tasques, les noves tasques acordades i l’assignació dels seus responsables. S’enviarà als participants una setmana després de la reunió.
  • Informes: d’estat del projecte i d’avaluació.

És aconsellable també crear estàndards de comunicació amb la identitat visual del projecte (logotip, tipografia, colors…): plantilles per a l’agenda, les actes, les presentacions i els informes (encara que algunes plantilles d’informes ja les aporta l’Agència Nacional i els propis programes).

A més, el pla hauria d’incloure el procés d’escalament de la comunicació, on s’enumeren les prioritats, es defineix el seu grau d’impacte en el projecte, s’identifica quina és l’autoritat per a prendre decisions sobre aquest tema i, finalment, el temps màxim de resolució d’aquestes.

Planificar la comunicació externa

Per a donar visibilitat al nostre projecte i difondre el seu impacte entre els diferents públics objectiu, podem realitzar diferents accions, algunes de les quals són exigides per la Comissió Europea i pautades pel propi programa. Per exemple:

  • Cal crear un web propi del projecte, que es posarà en marxa durant els tres primers mesos de vida d’aquest. En molts projectes es comet l’error de llançar-la una vegada finalitzat, quan el lloc web ha de ser un espai viu que relate l’activitat constant del projecte i allotge els seus resultats.
  • També crearem perfils propis en les xarxes socials on es trobe el nostre públic. Probablement, Twitter, Facebook, LinkedIn i, potser, Instagram. A través d’aquestes xarxes, hem de crear comunitat i documentar en temps real les nostres activitats, amb la publicació de fotografies, vídeos i textos.
  • Hem d’establir relació amb els mitjans de comunicació, confeccionant una llista de mitjans i periodistes, generalistes i especialitzats, que puguen estar interessats a donar cobertura a les nostres notícies. Redactarem notes de premsa que siguen noticiables, elaborades amb criteris periodístics i que casen amb l’agenda mediàtica del moment. També podem concedir entrevistes en mitjans digitals o nodrir d’informació de fons a mitjans, per a possibles reportatges.
  • Crearem esdeveniments propis que impliquen a stakeholders (formatius, divulgatius, concursos, actes socials…). I participarem també en altres esdeveniments externs que siguen del nostre interés i àrea d’acció.
  • Podem generar una newsletter pròpia, per a mantindre al dia de la nostra activitat o de notícies relacionades amb el nostre camp als públics més implicats.

Difondre els resultats

Si alguna cosa dona sentit als projectes europeus, és la seua generació de coneixement, que ha de servir per a solucionar un problema comú o abordar una oportunitat, des d’una perspectiva innovadora, sostenible i social. Quin tipus de resultats podem difondre? Tots els tangibles que creguem en el desenvolupament del projecte poden difondre’s per algun canal. Podem difondre el nostre enfocament o model per a resoldre una problemàtica, els manuals generats, butlletins informatius, guies de bones pràctiques i informes d’avaluació. També podem comunicar el nostre coneixement, experiència i assoliments adquirits, així com contribuir a la sensibilització i conscienciació social sobre la problemàtica que treballem.

Per a aconseguir aqueixa difusió, comptem amb diferents eines: la nostra web, les plataformes europees, les reunions i visites, els tallers, seminaris i webinars, els esdeveniments, productes audiovisuals, podcast, fullets, articles i notes de premsa, xarxes socials etc.

Cuidar la visibilitat de la Unió Europea

En tots els materials promocionals i de comunicació, s’ha d’usar sempre l’emblema de la Unió Europea, amb la seua bandera i el nom complet (sense acrònim). Ací teniu un enllaç amb les seues normes d’ús: Visual identity and logos – EACEA | EACEA (europa.eu)

I aquest altre, amb el manual d’identitat visual de la UE: European Commission visual identity | European Commission (europa.eu)

A més, cadascun dels programes especifica també les seues pròpies normes respecte a l’ús de la seua identitat corporativa.

Avaluar l’impacte

Com en tot pla de comunicació, hem de reservar un capítol per a avaluar l’impacte aconseguit, i si hem aconseguit els objectius SMART (específics, mesurables, assolibles i temporals). Podem mesurar molts aspectes. Per exemple:

  • El nombre de visites i consultes en el nostre web.
  • Les interaccions i seguiment en les nostres xarxes socials.
  • La cobertura en els mitjans de comunicació de les nostres notícies.
  • La nostra participació en congressos i actes públics.
  • L’impacte del nostre projecte en les polítiques públiques.
  • La producció i circulació de material divulgatiu propi, i el seu ús per part de tercers.

A grans trets, aquests són alguns dels aspectes que hauríeu de tindre en compte quan sigueu els socis encarregats de la Comunicació en la gestió d’un projecte europeu. Encara que cada programa compta amb les seues característiques i exigències pròpies, aquests consells us poden servir de guia general, adaptable a la naturalesa única de cada projecte. I un últim suggeriment: a més de les directrius, no oblideu que teniu sempre a la vostra disposició l’instrument més poderós, la CREATIVITAT.