10 cosas que has de saber antes de participar en un proyecto europeo

Antes de adentrarnos un poco más en la materia, debemos saber qué es exactamente un proyecto europeo y saber diferenciar entre fondos y proyectos. Los fondos son recursos económicos que suponen una fuente extra de financiación para nuestros proyectos municipales. Sin embargo, los proyectos europeos suponen una fuente de conocimiento para solucionar, de forma innovadora y sostenible, un problema que comparten varios territorios.

Un proyecto europeo es una iniciativa liderada por una entidad europea, pública o privada, destinada a resolver un problema con un enfoque internacional y con la participación de otros socios. Los socios pueden liderar el proyecto o participar en él, pudiendo ser, administraciones locales, empresas, asociaciones, ONG etc.

En definitiva, un proyecto europeo es una oportunidad de llevar a cabo una idea que contribuya a mejorar la vida de las personas y que se puede materializar gracias al apoyo financiero de la Unión Europea y la colaboración de otras organizaciones.

1. ¿Cómo empezar en los proyectos europeos?

¡La única forma de empezar, es intentarlo! Puedes ver las premisas a tener en cuenta en nuestra página.

Si ya has decidido dar el paso y cumples con muchas de las premisas que aconsejamos, puedes empezar informándote en las páginas oficiales de los programas europeos y seguir sus instrucciones. También puedes asociarte con instituciones que ya están participando en proyectos europeos como el IVE, universidades, Federaciones, Fundaciones etc.

2. ¿Cómo encuentro un proyecto en el que participar como socio?

Normalmente la mayoría de los consorcios se forman a partir de contactos hechos en proyectos anteriores, ya que es muy frecuente una vez se está dentro del mundo de los proyectos europeos, recibir ofertas de socios anteriores interesados en llevar a cabo nuevos. Sin embargo, si no dispones aún de esta red de contactos, hay muchos sitios web distintos donde puedes encontrar proyectos en búsqueda de socios:

• • Funding and Tenders: Puedes empezar la búsqueda por el buscador oficial de la Comisión Europea.

• • En los InfoDays de cada programa, jornadas informativas presenciales y online organizadas por diferentes instituciones tanto en Bruselas como a nivel nacional.

• • Desde los Puntos Nacionales de Contacto (NCP) de cada programa. Como, por ejemplo:
    • • Horizonte Europa 
      • Interreg

• • En los buscadores de socios que facilitan las páginas web de cada programa.

• • A través de grupos de LinkedIn.

• • Ideal IST– Red internacional de puntos de contacto nacionales (NCP) de TIC.

• • Enterprise Europe Network. Buscador de empresas, centros tecnológicos y organismos públicos y privados de investigación interesados en presentar propuestas a programas europeos de I+D e innovación.

3. ¿Qué convocatoria es mejor para iniciar la andadura en proyectos europeos?

Te recomendamos empezar con convocatorias de Erasmus+ y Cuerpo Europeo de Solidaridad. Por lo general son convocatorias fáciles de gestionar, no necesitan de un amplio conocimiento sobre el tema y aportan grandes beneficios sociales.

Erasmus + es un programa europeo para apoyar la educación, la formación, la juventud y el deporte en Europa que ofrece oportunidades para todas las personas, en todos sus ámbitos y sectores educativos. A través de este programa, se realiza un intercambio de conocimientos entre los países socios. Además, el Erasmus+ puede centrarse en cualquier tema: agrario, deporte, inclusividad, idiomas, turismo etc.

Por su parte el Cuerpo Europeo de Solidaridad, tiene como objetivo crear oportunidades para que los jóvenes participen en proyectos de voluntariado y en el sector de la solidaridad, en sus propios países o en el extranjero, que beneficien a comunidades y ciudadanos de toda Europa.

4. ¿Qué tipo de papel puedo desempeñar en un proyecto europeo?

Principalmente, los distintos perfiles de socios que más suelen verse en los proyectos son:

• • Socio líder: es el encargado de gestionar el proyecto y coordinar al resto de socios.
  • Socio receptor: recibe el saber hacer del proyecto para ponerlo en práctica y ejecutarlo.
  • Socio asociado: suele tener otros tipos de funciones con menos carga de trabajo, pueden ayudar a los socios receptores en sus acciones, realizar tareas de diseminación etc.

Una entidad local puede desempeñar cualquiera de estos roles, dependerá de la implicación que esté dispuesta a tener dentro del proyecto y de sus condiciones. Además, las entidades como los municipios también pueden participar en algunos proyectos como áreas piloto, para ejecutar la metodología del proyecto.

5. ¿Cuánto duran los proyectos? ¿Qué presupuesto han de tener?

Cada convocatoria tiene duraciones y presupuestos específicos. Como norma general, los proyectos con varios socios pueden tener una duración de entre 2 y 4 años (excepcionalmente 5 años), aunque también hay proyectos de 1 año de duración, todo dependerá de las necesidades del proyecto. Por otro lado, los presupuestos varían mucho dependiendo de la convocatoria, el presupuesto total suele oscilar entre 2 y 4 millones de euros. Los presupuestos individuales de los socios suelen variar entre 75.000€ y 500.000€, pero depende mucho de la actividad a desarrollar en el proyecto.

6. ¿Cuáles son las claves del éxito de las propuestas?

Para presentar un proyecto europeo no existe una fórmula mágica que garantice el éxito, pero sí que existen determinados requisitos que han de cumplirse para asegurar la competitividad de la propuesta:

• • La propuesta debe ajustarse a la convocatoria a la que se presenta. Para esto deberá leer bien las bases y normas de la convocatoria en cuestión.
  • La redacción de la propuesta será definitiva, por ello ha de ser clara, precisa y entretenida.
  • Debe haber una clara intención de futuro con el proyecto, pero al mismo tiempo tiene que ser realista.
  • Los objetivos para alcanzar los resultados expuestos deben ser realistas, medibles y precisos.
  • El consorcio incluye todos los perfiles y conocimiento necesarios para acometer las acciones previstas.
  • Los riesgos que pueden poner en peligro la consecución del proyecto están bien descritos y afrontados de manera realista.
  • El plan de la gestión y la comunicación del proyecto es robusto.
  • La propuesta presentada debe ofrecer una solución innovadora para una cuestión concreta.
  • Los resultados del proyecto tienen un valor añadido a nivel europeo.
  • Las acciones emprendidas deben ser aplicables en otros territorios de Europa.

7. ¿Cómo se reparte la subvención a un proyecto?

Durante la preparación de la propuesta se define el presupuesto del proyecto y el reparto entre los socios en función de las actividades a desarrollar por cada uno y su coste. La ayuda se transfiere al coordinador y éste transfiere a cada socio su parte correspondiente en función de lo establecido en el acuerdo de consorcio. El coordinador puede proponer modular este reparto en función del nivel de cumplimiento de las tareas asignadas por parte de cada socio o en función de las necesidades del proyecto.

8. ¿Puedo abandonar un proyecto durante su desarrollo?

Sí, si durante la ejecución del proyecto un socio se ve incapacitado para desempeñar sus obligaciones dentro del proyecto, puede negociar con el coordinador la finalización de su participación en el mismo. Antes de la finalización de la participación se deberá justificar el trabajo realizado hasta ese momento y los gastos incurridos correspondientes, liquidando la cuenta de estos. Una vez haya negociado internamente los términos de la salida del socio, el consorcio solicitará formalmente a la Comisión su ejecución.

Aunque abandonar un proyecto una vez se está ejecutando no es agradable para ninguna de las partes, por lo que antes de entrar en un proyecto, debes estar seguro de que puedes abarcar todas las funciones y puntos a realizar.

9. Principales errores al participar en proyectos europeos

Los errores principales suelen ser los mismos que se cometen durante su preparación. No tener en cuenta los recursos necesarios, posibles escenarios negativos, situaciones internas, no asignar la ejecución de cada una de las tareas a un responsable y olvidarse los objetivos estratégicos suelen ser los errores más comunes. Estos errores si no se corrigen a tiempo, pueden reflejarse en los resultados y en la evaluación del proyecto, no alcanzando los resultados deseados. Para evitarlo, es necesario tener en cuenta los recursos necesarios para la ejecución de la tarea, impulsar el proyecto desde los órganos de dirección y asignar recursos y responsables desde el principio del proyecto, tomando muy en serio la evaluación y seguimiento de la ejecución de este.

Por otro lado, otro de los grandes errores suelen ocurrir a la hora de preparar el presupuesto, donde la falta de precisión y calculo específico de todos y cada uno de los costes son las principales erratas. Por ello, el presupuesto se ha de realizar de manera participativa, pensando hasta en el más mínimo de los detalles y priorizando, al mismo tiempo, en la eficiencia en el uso de los recursos.

Otro tipo de errores que se suelen cometer son:

• La inmediatez y falta de visión a largo plazo, los proyectos deben tener una visión estratégica en el tiempo, no solucionar los problemas inmediatos. Las prisas no son buenas en los proyectos europeos, por lo que, si presentas un proyecto en plena fase de inmadurez, es probable que te lo denieguen.
• Concebir el proyecto sólo como una fuente de financiación. Los proyectos europeos son una fuente de oportunidades para los participantes. De todas ellas, la financiación no es la más importante, ya que debe ser concebida como un medio de desarrollar las herramientas que harán crecer una empresa, fundación u entidad local no una manera de mantenerse.

10. ¿Cómo se gestionan los cambios necesarios o inesperados en los proyectos?

Los objetivos y resultados propuestos al principio han de cumplirse, pero existen mecanismos para corregir o incorporar los cambios que surjan durante la implementación del proyecto para el cumplimiento de estos. En ese sentido, los programas admiten cierto nivel de desviación, tanto técnica como presupuestaria, sin necesidad de realizar cambios estructurales en la propuesta. Cuando estos cambios son considerados fundamentales se inicia un proceso de cambio en el proyecto, implicando una variación en los documentos oficiales: proyecto, presupuesto, acuerdo de subvención y que son procesos más largos y engorrosos. Una continua comunicación con el Project Officer será fundamental para gestionar correctamente este tipo de incidencias.

Fuentes: Guía 60 preguntas y 60 respuestas para entrar en el mundo de los proyectos europeos