“Hay que cambiar ya el chip y empezar a trabajar de forma transversal entre departamentos”

 

Hablamos con Mª Carmen González, Responsable de la Oficina Municipal de Proyectos Europeos de Santa Pola

Junio 2021

¿Cómo se organiza vuestra área de proyectos europeos?

La Oficina Municipal de Proyectos Europeos está dirigida desde el Servicio de Planificación y Calidad a través de la Concejalía de la Agencia de Desarrollo Local. Nace en 2017, cuando la Agencia inicia la coordinación del Plan Estratégico Municipal de Santa Pola «Santapolavant«.

Su equipo está conformado por Mª Carmen González, responsable política, Ana María Blasco, responsable de la dirección y gestión general y, desde 2020, Fini Maciá, técnica ADL que se ocupa de la movilidad de los jóvenes a través de los proyectos Erasmus+ y del apoyo en la gestión de los proyectos europeos.

¿Cuáles son vuestros objetivos clave?

La Agencia de Desarrollo Local cuenta con un Sistema de Gestión de la Calidad certificado por AENOR según normas UNE-EN ISO 9001:2015. En su Eje Estratégico nº 4 Competitividad del Territorio, cuanta con una línea estratégica 04.06. Gestión de Proyectos Europeos, con los siguientes objetivos y actuaciones:

– Gestionar y potenciar la “Oficina Técnica Municipal de Proyectos Europeos” de la Agencia de Desarrollo Local que actúe como organismo gestor y coordinador en la gestión de los proyectos europeos del Ayuntamiento de Santa Pola, bien directamente o de forma compartida con otras entidades.

– Contar con un Servicio de asesoramiento externo para el seguimiento de las convocatorias y/o proyectos europeos que se vayan publicando de carácter público y dirigido a las empresas.

Apoyo y asesoramiento a técnicos municipales, políticos, empresarios, y ciudadanía en general del municipio de Santa Pola, para valorar el acceso a financiación cualquiera que sea el organismo convocante de las mismas de la Unión Europea.

Búsqueda y notificación constante de convocatorias en base al perfil de Santa Pola, publicándolas a nivel externo a través de las distintas herramientas de comunicación de la ADL (Web, redes sociales, etc.)

– Diseño, planificación y redacción de propuestas para la participación en las diferentes convocatorias.

–  Gestión y posicionamiento a nivel europeo en consorcios, redes, planes de acción, eventos internacionales y jornadas.

– Potenciar y dar visibilidad del Cuerpo Europeo de Solidaridad para la difusión de los intercambios juveniles y de voluntariado a los jóvenes santapoleros a través del programa ERASMUS+.

¿Cómo resumiríais vuestro día a día? 

El día a día es bastante ajetreado, muy movido. La gestión de proyectos europeos requiere un alto grado de dedicación, motivación, implicación, ilusión, muchas ganas y sobre todo, contar con buenos hábitos de gestión del tiempo, organizacionales, trabajo en equipo, etc. Una nueva forma de trabajo imprescindible tanto para coordinar los equipos internos municipales de personal como a nivel político, ciudadanía, empresas, asociaciones…, y a su vez, coordinarse con los socios del consorcio, líderes de los proyectos europeos, auditores, etc.

Asimismo, hay que tener en cuenta que la gestión de proyectos europeos implica dos vertientes. Por un lado, la gestión, implementación y ejecución de los proyectos ya aprobados. Por otro, el trabajo con los consorcios en el diseño y elaboración de nuevos proyectos que van a ser solicitados a la Comisión Europea.

¿Cuáles han sido los principales hándicaps a la hora de crear el departamento? 

Personalmente creo que lo más difícil es empezar de cero, con muy poca ayuda y muchísima imaginación, a base de una continua prueba de ensayo-error hasta que vas atinando con ideas y soluciones. Hoy en día los ayuntamientos pequeños y/o medianos están ya trabajando en la gestión de proyectos europeos, pero hace tan sólo tres años no era lo habitual. Los ejemplos los encontrabas solo en las grandes ciudades, que ya habían empezado a trabajar con proyectos europeos en el pasado septenio, con mucho recorrido y departamentos ya organizados.

A nosotros nos ha ayudado mucho contar con un Sistema de Gestión de Calidad dentro de la Administración Pública, y establecer esta nueva Oficina de Proyectos Europeos dentro del propio sistema. Esto implica definir claramente qué es lo que queremos, cómo lo queremos, cuáles son los roles de responsabilidad y con qué recursos contamos. A partir de ahí, definimos el eje estratégico, sus objetivos, líneas de actuación e indicadores de medición, así como el desarrollo de sus procesos operativos y un análisis de riesgos y oportunidades de la propia oficina, siendo evaluada anualmente en auditorías internas y externas.

Otro hándicap importante es que no se llega a visualizar a nivel general el trabajo que esta labor conlleva. Existe una voluntad y se valora altamente la participación en los proyectos europeos, pero no hay conciencia plena de la gran cantidad de recursos de tiempo y carga de trabajo que implica la gestión de estos proyectos.

Otra barrera a la que nos enfrentamos es la baja motivación del personal municipal de diferentes de departamentos, ya que al principio pueden transmitir un posicionamiento negativo para la participación en proyectos europeos, debido al incremento significativo de las cargas de trabajo, puesto que existe una escasa o nula contraprestación en sus puestos de trabajo.

Para finalizar, me gustaría resaltar otro hándicap que se ha de superar dentro de la Administración Pública y, sobre todo, en la gestión de proyectos europeos, y es la escasa experiencia de trabajar conjuntamente entre distintos departamentos municipales, de forma transversal y alineados, enfocados en el objetivo común que cada proyecto demande.

Esto es algo que, desde la puesta en marcha de la Oficina de Proyectos Europeos, me ha llamado mucho la atención. Es altamente crucial empezar a trabajar conjuntamente ya que los objetivos europeos van más allá de un determinado sector. Ya no podemos trabajar sólo para el sector turístico, por decir un ejemplo, ya que éste afecta también al medio ambiente, al comercio, a las infraestructuras, al urbanismo…. Por ello, es necesario cambiar el chip y empezar ya a trabajar en equipo, de forma transversal entre distintos departamentos y/o negociados. Todo esto nos llevará a unir nuestros conocimientos, experiencias y el saber hacer, en aras a un desarrollo integrado y eficaz del municipio.

¿Cómo coordináis vuestra acción con el resto de áreas municipales? 

Tal y como indica nuestra línea estratégica, la oficina técnica municipal «actúa como organismo gestor y coordinador en la gestión de los proyectos europeos del Ayuntamiento de Santa Pola, bien directamente o compartido con otras entidades»; y éstas pueden ser municipales o ciudadanas, como son las asociaciones vecinales, empresas, o incluso a través de iniciativas ciudadanas.

Este es un punto clave el éxito de las Oficinas Municipales de Proyectos Europeos, ya que se debería contar con un perfil totalmente abierto para la coordinación conjunta con el resto de áreas municipales. Al inicio de un proyecto europeo, estas áreas no cuentan con la suficiente experiencia y necesitan de un acompañamiento durante los primeros meses de arranque del mismo, sobre todo hasta que puedan controlar su propia operativa.

¿Cuál es vuestro balance después de un tiempo de funcionamiento? 

El balance de nuestra oficina es muy satisfactorio, ya que desde el inicio contamos con pocos recursos y, en la situación actual, hemos conseguido estar a la altura y posicionar a Santa Pola en el contexto europeo. Creemos que la proyección de la oficina es ilusionante.